SALES Tracker
A rendszer célja, hogy támogassa a B2C forgalmazók, kereskedők vagy beszállítók vezetői döntéseit, akik aktív értékesítési csapatot tartanak fenn több termékcsaláddal.
A rendszer célja a következő mutatók szolgáltatása:
- Naprakész rendelési szintek az aktuális és az előző szezonban, pénzügyi és SKU-volumen szinten.
- Az összes rendelési adat csoportosítása termékcsaládok és/vagy terméknév szerint.
- Közvetítői jóváhagyások állapotának nyomon követése, ha az üzlet nem közvetlen.
- Értékesítési csapat teljesítményének mérése az éves célokhoz képest.
- Szezonális értékesítési képviselők előrejelzésének összehasonlítása az előző szezon teljesítményével.
Felhasználói jogok:
The system differentiates 3 main user type:
Owners: is developers user right, which provide full access to all databases
Management: is the Management Team right the team has editing rights for all database, they are able also to change views and create pages.
Agents: is the default user right to all employees with an active Microsoft subscription in the company. This right provides reading right for the site, and editing rights for lists which they will interact from the UI, but have no direct links to the DS.
Agents has managed Access on selected databases, as the Order Form PDFs and Activates Products, these relations will be details in the Automations.
Szolgáltatási követelmények:
The system is based on following service foundations which are criteria to set up the system at the company:
- Microsoft Office 365 Enterprise Subscription for all users
- PowerBI Premium Subscription for the developer account
- PowerAutomate and PowerApp default package
- Microsoft Teams enrolled for the organization
- Microsoft Sharepoint Service for Businesses
Adatstruktúra
Alapadatbázis:
Pénznem: Forrásadatok az árazáshoz és a számításokhoz
Országlista: Földrajzi adatok forrása
CompanyForms: Fióklista forrásdátuma
ProductLines: Termékek forrásadatai; Forrásadatok a forgalmazói kedvezményekről statikus adatbázisként. A kedvezmények frissítése minden függőben lévő és újonnan generált rendelési kérelemre vonatkozik!
Opt_ActiveIngredients: A lista tárolja az összes termékben használt A-t és az alapvető információkat.
Funkcionális adatbázis tagoknak:
Product_List: Struktúra alapú termékadatforrás. A termékkategória és az alapvető mértékegység definiálva van. Terméknév szerint indexelve.
ActivePrice_List: Egyedi termék szerint indexelve. A termékek eltávolíthatók vagy hozzáadhatók, az árak bármikor frissíthetők. Teljesen automatizált, a PA által generált Terméklista alapján, lásd az Automatizálás szakaszt.
Agents_List: Ügynökök, céges értékesítési képviselők adatai. Ügynök szerint indexelve. A cég e-mail címe a listában tárolódik.
Distributor_List: Forgalmazó neve, számlázási címe, ÁFA szerint indexelve. A rekordok kezelése országos szinten történik, regionális területek nem szerepelnek ebben a listában. DistributorContact_List: Indexelve a Dsitributor ContactName alapján. Több ügynök hozzárendelése engedélyezett a forgalmazó által. A lista szűrve van az ügynökök között a felhasználói felületen a kapcsolatok kikereséséhez.
Jutalékok: A lista a jutalékok és díjak éves naplója. Engedélyezze a volumenértékeket a jutalékszintekhez. Határozza meg a célzott éves célvolumeneket és a ProductLine elem súlyát a pénzügyi bónusz kiszámításában.
Vezetői listák az ügynökök számára, a felhasználói felületen szerkesztve.
Account_List: Fiókadatok, indexelve ÁFA-szám szerint.
DeliveryAddress_List: Egyedi szállítási cím frissítése fiókonként. Indexelve cím és fióknév alapján. Duplikációk megengedettek, a lista szűrve lesz a felhasználói felületen a fióknév alapján. PA csatlakoztatva (Delivery Address Updater).
OrderRequest_List: Indexelve az OrderRequest alapján (Megregelesi Szám). A szállítási feltételek, valamint az elosztás és a fizetés részletei. A megrendelő fiók és az ügynök adatai. A rendelés állapotának nyomon követése. A jóváhagyás és a lemondás nyomon követése. PA csatlakoztatva (OrderNumberID Generator).
OrderDetails_List: Termék és OrderRequestID alapján indexelve. Ismétlődések engedélyezettek. Termékadatok a rendelésben, automatikusan kitöltött Rendelési Kérés Számmal.
Forecast_List: A felhasználó előrejelzést ad meg minden ÉRTÉKESÍTÉSI Szezonhoz fiók és termék szerint. Lista szerkezete: Fiók (Keresés), Szezon (Keresés), Fiók (Keresés), Termékek (Keresés az Aktív Árlistából) Forecast_Archive: Ugyanaz a szerkezet, mint fent, minden FCST-t a szezon időszámlálása alapján kell áthelyezni. A PA akkor aktiválódik, ha új szezon kezdődik.
Adatarchívum
Archive_List: A lista összegyűjti az összes OredrDetail sort és Rendelési Kérés Kombinációt. A lista elérhető a tagok számára, a szállítások és számlák nyomon követésére szolgál. A listát a PA generálja, miután az állapot belső és külső jóváhagyások által Jóváhagyottra változott. A lista az összes jelentés alapja, mivel EGY listában összegzi az összes előre definiált szabványos adatbázist.
Automatizálások
- DeliveryAddress összefűző: Célzott lista DeliveryAddres_List, akkor fut, ha az UpdateRequest igaz. A felhasználói felület aktiválja. Egyszerű szöveges értékgenerátor.
- Fiókfrissítő: Célzott lista Account_List, akkor fut, ha az UpdateRequest igaz. A felhasználói felület aktiválja. Egyszerű szöveges értékgenerátor.
- ProductActivator: Célzott lista Product_List, akkor fut, ha a Frissítés kérve igaz && Aktiválás aktív. Sorok létrehozása az Aktív árlistában egyedi terméknév és felhasználói kérés alapján az Aktiválás típusa alapján.
- Product Deactivator: Célzott lista Product_List, akkor fut, ha a Frissítés kérve igaz && Aktiválás deaktiválva. A PA eltávolítja az összes felhasználói olvasási jogosultságot az Aktív árlista rekordhoz. Ezután ellenőrzi, hogy van-e hozzáfűző rendelés a termékhez, és addig ismétli az ellenőrzést, amíg a termékkel kapcsolatos összes rekord archiválásra nem kerül. Törli a tételt az ActvePrice_List listából.
- OrderNumberID generátor: : Célzott lista OrderRequest_List, akkor fut, ha új tétel jön létre. Kiszámítja a ListID hosszát, és 0-t rendel hozzá, hogy ugyanaz az 5 számjegyű hosszúságú szám legyen. Kiszámítja az aktuális évszámot és hozzárendeli az azonosítót. Frissíti a rendelési számot.
- SaveSigniture: Célzott lista a Megrendelő Dokumentumok Könyvtárából, lefut, ha új OrederRequest érkezik jóváhagyásra. Dekódolja a bináris képet, és mentse el ugyanabba a mappába, mint a Megrendelő Extra kiterjesztés az OrderRequest kód után.
- PDF_Generator: Célzott lista a Megrendelő Dokumentumok Könyvtárából, lefut, ha új OrederRequest érkezik jóváhagyásra.
Archiválja a Megrendelő előnézetét a HTML űrlapról az Aláírás oldalon. Hozzáadja a partner logóját és mentett aláírását. Tárolja a végleges dokumentumot a SharePointon.
- OrderRequestConfirmation: Célzott lista az OrderRequest_List-ből, lefut, ha a Rendelés állapota="Elküldve".
Kezeli az egyes OrderRequestek belső és terjesztési jóváhagyását. Olvassa el a Forgalmazo Kontakt e-maileket, és küldjön jóváhagyást megjegyzés opcióval külső feleknek (Jóváhagyás, Elutasítás), valamint jóváhagyást belső feleknek egyszerű jóváhagyási vagy elutasítási opcióval. A jóváhagyási eredmények alapján az állapot „Megerősítve” vagy „Megszakítva” értékre van állítva.
- UpdateUserPermissions: Célzott lista ActivePriceList, futtatás, ha az AgentAssignmnet nem üres. Ha igaz, akkor a csak olvasási jogosultságot írja át a kiválasztott ügynökre.
- Archiválás: Célzott lista Archive_List, futtatás, ha az OrderRequest állapota „Megerősítve” értékre van állítva.
A rendszer átmásolja a módosított OrderRequest számmal rendelkező rekordokat az Archive_List-be, és archivált állapotra módosítja azokat. Frissíti az ügynök minden elemének felhasználói hozzáférését.
- Előrejelzési tételjogok frissítései: Célzott előrejelzés_List, futási azonosító rekord létrehozva vagy szerkesztve. Az AgentAssignment oszlop üres? Ha NEM, akkor a csak olvasási jogosultságot írja át a kiválasztott ügynökre.
- Előrejelzés-frissítő: Célzott előrejelzés_List, futási azonosító rekord létrehozva vagy szerkesztve.
PA lekéri a termékinformációkat és frissíti a ProductLine értéket.
User Interface:
The UI is defined in PowerApp for iPad screens. Could be used from iOS Android app store through the dedicated PowerApps app, or at the web by the link provided to the users. The look of the UI could be adjusted by the branding guideline of the purchasing company.
The system has a backside user authentication by the Microsoft account, which get verified evry time the system is opened by the user. All data is queried to the user access in terms of Accounts Account details.
The UI has the following main pages defined for the users:
UI Architecture:
Left panel is functional area for start new processes, top area is main navigation buttons – back refresh, home. Color splits the customer facing and internal functions
Top right area is the administrative working area. Search option, Cancel and Save work.
Right mid and bottom area is the main working area, where the lists and forms will load data could be selected, or loaded.
The UI has the following main pages defined for the users:
Orders Overview: Quick review of all Orders created by the user. Chance to modify, cancel existing OrderRequest, or add new ones.
Add New Order Request: Form to fill details about the new OrderRequest.
Order Details overview: Quick view of the total list of products, Volumes Price, and discounts for the selected Order Request
Add New Product to the Order Request: Form to fill with all details for the product sales. Delivery location, and deadline, payment, stock location, discounts, and FOC products.
Add New Account: Form to fill all details to record a new Account
New Delivery Address: Form to add a new delivery address to a Selected, or defined Account.
Order Form Review: Visual Review of the total order and delivery location. Panel for signature from the Account representative, and send in the request to approval
Reports:
The goal of the system to provide an accurate, and up to date status on the total orderbank of the company, with relevant financial calculations. The reports also intend to provide direction to the management in terms of individual and company performance.
The reports are available in Microsoft PowerBI service in a dedicated Workspace which could be accessed by the management members and the Agents. The report is updated in every 2 hours with the most updated view. The reports are visually design of a quick decision making, but a full database export is also enabled in the report, design by the company structure.
By default the system provides the following default reports:
Pending Distributor Orders: All OrderRequests which are waiting for Distributor approval
Country Overview: Quick insights about the current and previous year performance by Net Sales which could be filtered across product lines
ProductLine Review: Weekly Sales comparison of current and previous year by a selected product line for the sales and volumes. Further filtering by SALES rep is available.
Regional Sales performance YTD current and previous year, by Account of Sales and average sales by account.
Forecast Review: Comparison of the Sales Rep forecast with the previous year sales performance in the region, by Account.
Sales View: designed for Sales reps, Shows current year and previous year Net Sales performance, pending deals in Distributor approval, filter to the User visiting the report.
Sales Goals: Target measures by Management goal plan. Showing an objective performance of each
Sales History: Sales Region historical sales report for Sales force seasonal planning process.
