1.     BEVEZETŐ RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat célja mYields Korlátolt Felelősségű Társaság – folyamatos vállalkozás – Másolat készítési  Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) célja a  vállalkozáshoz  érkezett papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá alakítására valamint a  vállalkozástól igényelt  elektronikus iratok papíralapú hiteles másolatának előállítására vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása.

2. A Szabályzat a vonatkozó jogszabályokkal összhangban tartalmazza a beérkező papíralapú dokumentumot nem hiteles és hiteles elektronikus másolat készítésének és a  vállalkozás  által előállított elektronikus dokumentum alapján papíralapú hiteles másolat átalakításának az eljárási rendjét és műszaki feltételeit.

3. Értelmező rendelkezések

A Szabályzat tekintetében:

1. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, vagy más adat, amely bármilyen eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;

2. Papíralapú dokumentum: papíralapú dokumentumba foglalt, a vállalkozás neve, és címével pontosan ellátott, dokumentum;

3. Digitális azonosítólap: jelen szabályzat mellékleteként meghatározott adattartalommal elkészített formanyomtatvány, amely az elektronikus másolat elválaszthatatlan részét képezi;

4. hiteles elektronikus másolat: valamely nem elektronikus dokumentumról a jelen szabályzat szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes;

5. képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentumot - joghatás kiváltása lényeges - tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;

6. tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely szerint az - a kapcsolódó metaadatokkal együttesen - biztosítja a papíralapú joghatás kiváltása szempontjából lényeges tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést;

7. másolatkészítő rendszer: a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, humánerőforrás, jelen Szabályzat, valamint ezek együttese;

metaadat: a tárolt dokumentumot leíró ismertető

2.     A MÁSOLATKÉSZÍTÉS FOLYAMATA

2.1.                  A másolatkészítés folyamata papíralapú irat esetében

1. A vállalkozás telephelyén illetve székhelyén a papír alapon érkezett küldeményt legkésőbb az érkezést követő 20 munkanapon belül szkenneléssel nem hiteles elektronikus irattá alakítják át (a továbbiakban: digitalizálás).

2. A másolatkészítő személy a papíralapú dokumentumról a szkenner segítségével legalább 300 dpi, felbontású, pdf formátumú állományt készít.

3. Kizárólag olyan elektronikus másolat készíthető, amely a papíralapú dokumentum teljes tartalmát tartalmazza, részleges másolat vagy elektronikus kivonat nem készíthető.

4. A másolatkészítés sikeres, ha az eredeti papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi és tartalmi megfelelése megállapítható, azaz az eredeti papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége biztosított.

5. Ez a képi és tartalmi megfelelés nem állapítható meg, a másolatkészítés meg kell ismételni, valamint a képi és tartalmi megfelelő megállapítására nem alkalmas dokumentumot törölni kell.

6. Ez egy küldemény több iratot tartalmaz, úgy az iratokról külön-külön kell az elektronikus másolatot elkészíteni.

7. A digitalizálást végző a nem hiteles elektronikus másolatot a vállalkozás Microsoft  OneDrivemYields\Digitalisation\Beerkezo Dokumentumok mappájába  (a tovább: Beérkezett mappa) menti.

2.2.                  Papíralapú iratról készített elektronikus másolat hitelesítése (hiteles elektronikus másolat)

1. Hiteles másolat készítésére vonatkozó külső vagy belső igény esetén van szükség.

2. A papíralapú dokumentum digitalizálása során a másolatkészítő biztosítja az eredeti papíralapú dokumentumot, amelyről készült elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden - az aláírás vagy bélyegző elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett - módosítás érzékelhető legyen. Ennek érdekében

3. az elektronikus másolat készítését elvégző személy kitölti a Digitális azonosítólap hitelesítéséhez szükséges adatokat tartalmazó – a 3. sz melléklet szerinti – digitális formanyomtatványt és a formanyomtatványon csatolja az elektronikus másolatot tartalmazó PDF filet

4. a hitelesítő megállapítása az elektronikus másolat megfelelőségét és a Digitális azonosítólap kitöltésének teljességét;

5. majd ellátja az elektronikus másolatot a következő hitelesítési záradékkal: „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”

6. a képi tartalmi megfelelő megállapítást követően az elektronikus másolat hitelesítésére feljogosított személy az elektronikus másolatot a Digitális azonosítólap PDF export lapjával együtt e-bélyegzővel ellátott ellátásával hitelesíti. A hitelesített cég másolaton a vállalkozás digitális aláíró rendszere rögzíti az e-mail címet és a szolgáltató által biztosított időbélyeget.

7. A hitelesítés során az alábbi metaadatok kötelező rögzítésre a Digitális azonosítólap rendszerében:

   1. a papíralapú dokumentum megnevezése

   2. dokumentum feladója

   3. az elektronikus másolat készítő neve

   4. a másolatkészítés időpontja

   5. a hitelesítés időpontja

8. Az elektronikus dokumentum megváltoztathatatlanságát az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására használható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendelet 4. (1) bekezdése szerint. rendeletben az elektronikus ügyintézést biztosító szerv nevében készült dokumentum hitelesítésére alkalmas elektronikus aláírással vagy bélyegzővel szembeni követelménynek megfelelő minősített, a másolatkészítő névre szóló tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás vagy bélyegző, valamint szintén elhelyezett elektronikus időbélyegző biztosítja.

9. Hiteles másolat készítésére céges e-mail címmel rendelkező alkalmazott, illetve tulajdonos jogosult.

10. Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás vagy bélyegző, illetve egy időbélyegző, valamint a fenti megjelölések több dokumentumon együttesen is elhelyezhetők azzal, hogy ezekben az esetekben a dokumentumok továbbra is csak együtt kezelhetők.

3.      A másolatkészítés folyamata elektronikus irat esetében

1. Az elektronikus hiteles dokumentumról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, a papíralapú másolaton rögzíteni kell:

   1. az elektronikus dokumentum szöveges és ábrázolt tartalmát,

   2. az eredeti dokumentum aláírásának időpontját (elektronikus bélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum a bélyegzőhöz tartozó tanúsítvány szerint a bélyegző létrehozóját meghatározó adatokat),

   3. „Az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat!” szöveget, másolatkészítő nevét,

   4. a másolat hitelesítésére jogosult személy nevét és aláírását,

   5. a papíralapú cég másolat keltezését a hivatalos bélyegző lenyomatát.

2. A készítés szabályszerűségének ellenőrzése másolatának ellenőrzése szükséges az irat tartalmi megegyezőségét, az eredeti elektronikus irat az aláírás és a másolatkészítés időpontja között van, továbbá, hogy az aláírás időpontjában az azt hitelessé tevő tanúsítvány érvényes volt-e.

3. A másolatot a céges e-mail címmel rendelkező alkalmazott, illetve tulajdonos hitelesíti.

4. Ha az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolatot!” szöveget kell feltüntetni.

4.      Másolatkészítés papíralapú hiteles dokumentumról készült papíralapú hiteles másolat esetében

1. a papíralapú hiteles dokumentumról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton hitelesítési záradékot kell elhelyezni, mely tartalmazza:

   1. az „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,

   2. a hitelesítés keltét,

   3. nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét,  

   4. a hitelesítő személy saját kezű aláírását, és

   5. a vállalkozás hivatalos bélyegző lenyomatát.

5.      A másolatkészítés határideje

1. A másolat készítését a beérkezéstől számított 20 munkanapon belül ajánlott elkészíteni, kivéve, ha a dokumentum beérkezése a szabályzat készítés előtt történt.

6.      Felelősségre vonatkozó előírások

1. A vállalkozás vezetője felelős  

   1. a másolatkészítési tevékenységhez kapcsolódó munkafolyamat megszervezéséért,

   2. gondoskodik a szolgáltatáshoz kapcsolódó személyi és tárgyi feltételek megteremtéséről,

2. A vállalkozás alkalmazottai felelősek:

   1. a másolatkészítési tevékenység ajánlott határidőn belüli elvégzéséért,

   2. a Digitális formanyomtatvány pontos kitöltéséért

   3. a nekik beküldött dokumentumok hitelesítéséért.

3.   A vállalkozás megbízottjai felelősek:

   1. a másolatkészítési tevékenység ajánlott határidőn belüli elvégzéséért,

a Digitális formanyomtatvány pontos kitöltéséért

7.     Záró rendelkezések

1. A Szabályzatot a vállalkozás belső tárhelyén – az alkalmazottak számára elérhető módon – kell tenni a legaktuálisabb változatot.